vacature

Umbris en MEBO zijn twee sterke merken binnen één ambitieus, ondernemend familiebedrijf, gedreven door een gedeelde passie voor metaal, maatwerk en premium buitenbeleving. Alles gebeurt in-house in Lokeren: van ontwerp en engineering tot productie en montage op locatie. Zo creëren ze unieke oplossingen waarin techniek, architectuur en design elkaar versterken, luxueus, stijlvol en met oog voor elk detail.

MEBO bouwde een sterke reputatie op met technisch uitdagende metaalconstructies, met referenties zoals het Havenhuis in Antwerpen en het Rogierplein in Brussel. Umbris groeide als eerste Belgische constructeur van lamellendaken en terrasoverkappingen uit tot een bekroonde internationale waarde in high-end buitenbeleving.

Met hoogwaardige producten en duidelijke groeiambities wil dit bedrijf verder professionaliseren. Om die groei te ondersteunen, zoeken we een veelzijdige:

OFFICE MANAGER

Office- en dossieradministratie met aanvullende HR-verantwoordelijkheden

Je rol

Je zorgt voor overzicht, structuur en een correcte administratieve opvolging van orders, projecten en dossiers. Je werkt nauw samen met de directie en bent een belangrijke schakel in de dagelijkse bedrijfswerking.

Daarnaast neem je de praktische personeelsadministratie op: van payrollvoorbereiding en arbeidsovereenkomsten tot ondersteuning bij aanwerving. Vanuit een goed georganiseerde administratie help je op termijn ook de HR-processen verder verbeteren.

Je taken en verantwoordelijkheden

1. Office- en dossieradministratie

• • Je verwerkt inkomende orders en volgt administratieve dossiers nauwgezet op.
  • Je beheert contracten en projectdocumentatie en bewaakt de volledigheid en tijdige afhandeling ervan.
  • Je verzorgt de administratieve opvolging van projecten, vorderingsstaten en facturatie.
  • Je volgt de nodige documenten voor klanten en onderaannemers op.
  • Je ondersteunt de directie en helpt de administratie verder structureren en digitaliseren.

2. HR en personeelsadministratie

• • Je bereidt de payroll voor en zorgt samen met het sociaal secretariaat voor een correcte loonverwerking.
  • Je volgt arbeidsovereenkomsten, verloven, afwezigheden en sociale documenten op.
  • Je bent een aanspreekpunt voor praktische personeelsvragen.
  • Je ondersteunt de aanwerving en administratieve opstart van nieuwe medewerkers.
  • Op termijn help je de HR-processen praktisch en efficiënt verder uitbouwen.

Jouw profiel

• Je hebt relevante ervaring als Office Manager, administratief coördinator of in een brede functie met verantwoordelijkheid voor dossierbeheer.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd. Je bewaakt deadlines, volgt afspraken op en houdt overzicht over verschillende dossiers.
• Je hebt interesse in personeelsadministratie. Ervaring met payroll en samenwerking met een sociaal secretariaat is een duidelijke troef.
• Je bent digitaal vaardig en denkt mee over een efficiëntere administratie.
• Je communiceert helder, neemt initiatief en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je voelt je thuis in een ondernemende familiale kmo, waar je zelfstandig werkt en tegelijk nauw samenwerkt met collega’s en directie.
• Je hebt een bacheloropleiding of bent gelijkwaardig door ervaring. Ervaring in een bouw-, productie- of projectomgeving is een pluspunt.

Waarom kiezen voor Umbris en MEBO?

• Een veelzijdige functie waarin jouw organisatietalent en nauwkeurigheid dagelijks het verschil maken.
• Rechtstreeks contact met de bedrijfsleiding en ruimte voor eigen initiatief.
• De kans om je ervaring in office management te combineren met personeelsadministratie en je daarin verder te ontwikkelen.
• Een ambitieuze familiale werkomgeving waar vakmanschap, techniek en design samenkomen.
• Een aantrekkelijk loonpakket met maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering en een onkostenvergoeding.
• 32 verlofdagen.

Breng jij graag structuur in een veelzijdige administratie en heb je interesse in de personeelskant van een bedrijf?

Solliciteer dan nu via de onderstaande knop